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「やり直し」にしない、させないための仕事依頼術!【LE通信70号】

仕事をするにあたって避けられない事、
それは「仕事の依頼」です。
今回は、先方に「仕事の依頼」をする、またはされるというやり取りの中で、27歳男性、社会人経験5年目の私が気付いた点をご紹介します。

誰かに仕事を依頼する際、納期を遅らせてしまう、また相手を困惑させ手間取らせてしまう事があります。

 

その最大の原因は、
「~して欲しい」という、自身の<要望を明確に共有しない>という事です。

 

【何を作りたいのか分からない、はっきりと決まっていないまま依頼する。】

 

要望が明確に共有されない場合、一体どのような事態が起こり得るでしょうか?

 

例えば、「シャツのチラシ用画像」を作成して欲しいという依頼があったとします。
普段の依頼内容や、過去の実績から判断し、
「マネキンにシャツを着せたチラシデータ」を提出したとします。
そうすると、それを見た依頼主は、

「この商品は伸縮性があるシャツなので、少しマネキンにポーズをつけて欲しいのですが、やり直してもらえますか?」
「もう少しひじを曲げたポーズでお願いできますか?」

 

といった事を気軽に伝えてきます。
こちらには要求するイメージや表現方法について、事前に伝えるべき情報が与えられていない。
それにも関わらず、再度マネキンにシャツを着せ、ポーズを付けて「再作成」という手間が発生します。

 

依頼が曖昧だと、せっかく丁寧に作ったものもすべてムダになってしまいます。

 

依頼した側はやり直しで発生する時間や手間をあまり考慮できません。
何故なら、どれくらい時間がかかるか分からない、またベテランになってくると
依頼の時点で相手と折衝できていると考えているからです。
依頼を明確にする作業を怠ると、
相手が納得するまでやり直しの作業や本来行わなくて良いはずの作業まで行う事になり、
他の作業ができないという負の連鎖が続きます。

 

ここで足りないのは、依頼においての<ルールと最終地点をお互いに把握する>という事に手間暇をかける姿勢です。

 

お互いの思い描いているビジョンをアバウトに伝え、十分に伝わっていると思い込むことは「やり直し」をさせる決定的な原因になり得ます。

 

【「明確なビジョン」を確実に伝える!】

 

さて、「明確なビジョン」というのはどういったものでしょうか?先に挙げたチラシ用画像を例にすれば、
<どのような完成形をイメージしているか>になります。

  • ・その画像がなぜ必要なのか?(背景)
  • ・誰に対して見せるものなのか?(目的)
  • ・何を説明しようとするものなのか?(内容)
  • ・どのように表現して欲しいのか?(構成)

を明確にするということです。
上記の4点に対するビジョンの共有を怠った時点で、「ズレ」が発生してしまうのです。

 

【後になればなるほど「ズレ」の修正に時間がかかる!】

 

仕事を依頼する、された時にはこの「ズレ」をいかに事前に潰しておけるか?というのが重要になります。

「ズレ」を解消するために、依頼主に対して何度も何度も、執拗なほどに確認していく、という手間を惜しんではいけません。

たとえうっとうしく思われようともおじけづいてはいけません。
なぜならそれがスムーズに仕事を終わらせるための近道だからです。

 

逆に、自分が依頼主の場合は、
相手に自分の持っているビジョンをしつこいくらいに共有するのがちょうど良いでしょう。


作業を開始した直後のズレは小さくても、作業完了間近の頃にはとてつもなく大きなズレになっている可能性もあります。

 

先ほど例に出した「シャツのチラシ用画像」の話も、初めから”マネキンにポーズを付けて伸縮性が分かるように”と伝えられていたら、ポーズの変更という「ズレ」の修正だけで済んだかも知れません。

 

ビジョンの「ズレ」は後になればなるほど、修正に必要な時間が増えていくのです。

 

仕事を依頼する、された時にはこのこの事実に対して認識が甘い人が
「仕事を依頼するのが下手な人」の正体です。

このような人に振り回されないために、他人を振り回さないために、
ビジョンの共有は確実に行う必要があるのです。

 

【「あうんの呼吸」になるために確実にビジョンを共有する!】

 

さて、とは言いつつも一定の条件下ではしつこくビジョンを確認する必要は無くなってきます。

例えば、ずっと取引をしている得意先であれば、先方がどんな完成形を求めているのかが徐々に理解出来てきます。

これは、過去の実績や経験により、共有不足のビジョンを自分で補完して依頼物を作成できるようになり、また依頼主も出来上がったものに対して満足してくれるようになっていきます。

 

ただ、このようにあうんの呼吸で作ることができるようになるまでには、本来ならば依頼主と膨大な数の折衝を繰り返さなくてはなりません。

 

「ビジョンの共有」を徹底する事で、この膨大な折衝を大幅に減らし、より早く「あうんの呼吸」になれるようにしましょう。

 

お互いの信頼関係をより早く構築し、さらに良いものにするためには、ビジョンを伝える打ち合わせの手間を惜しむべきではありません。
今後、制作物がある際は取引先とより良い結果を生み出すコミュニケーションを意識してみてください。

 

弊社には専門知識を持ったスタッフがおり、常時、お問い合わせにお応えしております。ご興味を持たれた方は是非下記までご連絡下さい。

 

<参考イラスト>http://jinbutuillust.businesscatalyst.com/index.html

 

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