皆様の会社では「オンラインストレージサービス」を活用されておりますでしょうか。「オンラインストレージ」とは、ファイルをクラウド上にあるサーバーに保存するサービスのことです。今回はそのオンラインストレージサービスの中で、現在ライフエスコートでも活用している「Google スプレッドシート」についてご紹介させていただきます。

「Google Drive(グーグルドライブ)」の中に「Google スプレッドシート」というアプリがあります。「Google Drive(グーグルドライブ)」とは検索エンジン最大手のGoogle（グーグル）が提供しているオンラインストレージサービスで、15GBまでなら無償で利用できGoogleのアカウントを所有していれば、誰でも利用することが出来るサービスです。

「Google スプレッドシート」は、Microsoft社のExcel表計算ソフトとなりますが、こちらはGoogle社が開発・提供している表計算ソフトとなります。Microsoft社のExcelと同じように関数や式を使って数値を自動的に計算したり、グラフを作成したりできます。また、Excelとのある程度の互換性も持っているので、「Google Drive(グーグルドライブ)」にUPしたExcelファイルを「Google スプレッドシート」として開くことも可能です。

■「Google スプレッドシート」の共有方法

「Google スプレッドシート」として作成したファイルは画面の右上にある「共有」の文字をクリックすれば、簡単に共有することができます。Excelと大きく異なる点がこの「共有」です。「Google スプレッドシート」はWEB上のアプリケーションですので、インターネット環境さえあればいつでもすぐに最新の状況を確認・変更することが可能となります。

 

Googleアカウントを持っている方と共有したい場合は「共有」をクリックしたのち、Gmailアドレスを入力するだけで共有完了となります。この時、共有者の権限を設定することが出来るので、必要に応じて使い分けることをオススメします。またGoogleアカウントを持っていない、または持っているかわからない場合には共有可能なリンクを取得し、そのリンクを伝えるだけで共有できます。

 

Googleアカウントを持っていない方に共有する場合にも、権限を設定できるので、こちらも必要に応じて使い分けをオススメします。

 

 

■「Google スプレッドシート」の同時編集機能について

リアルタイムで誰がシートのどの部分を編集しているのかを表示してくれる

同じ箇所を編集してしまったり、ほかの人が編集した箇所を誤って削除してしまったりといったミスが起きる可能性が低くなります。

シート内でほかの共同作業者とチャットのやり取りができる

この部分についてもう少し変更を加えたいが今日は先方が休みで連絡がつかない、急ぎではないがこの部分を変更したと連絡を入れたほうがいいだろうか・・・、といったすぐに伝えたい事項やただの作業完了報告に毎回連絡を入れていては時間ばかり取られてしまいます。コメント機能を使うことで、誰がいつ何を変更したのか、誰に何を伝えているのかが共有者全員から見えるのでスムーズに情報共有が可能となります。

 

 

 

カレンダーから日付の入力ができる

日付の入力が必要となる場合に、一週間後は何日か。3営業日後は何曜日かをカレンダーでみて確認することも多いかと思います。「Googleスプレッドシート」では事前に設定しておくことで、カレンダーをポップアップさせ、選択入力ができるようになります。

①日付を入力したい項目を選択し、 データ⇒データの入力規則をクリックします。 ②条件のプルダウンから「日付」を選択し保存します。

 

シート上で何か編集を加えると、その変更内容を自動で保存してくれる

保存しないでファイルを閉じてしまったり、保存する前にパソコンがフリーズし編集前のデータに戻ってしまったりといった事態を経験されたことはありませんか。「Googleスプレッドシート」は何か1つ変更するだけで毎回その内容を自動保存し、履歴を残してくれます。Excelのように、毎回保存ボタンを押す必要はありません。

 

シート上で変更が行われた場合、その変更内容を通知する

内容が変更になった場合、共有シートに変更を書き込んで都度連絡を入れるというのも場合によっては手間と時間的負担になる場合があります。変更があった場合にすぐ通知が来るよう「Googleスプレッドシート」に設定することが出来ます。

①ツールバーの「ツール」 ②「通知ルール」を選択 ③通知が必要な回数・タイミングを設定できます。

「Google スプレッドシート」には上記以外にも便利な機能があります。どうしても必要となる他社間でのデータのやりとりを、「Google スプレッドシート」を使うことで 『最新版の所在』『リアルタイムな修正』、『簡単な共有』、『セキュリティの確保』を得ることができます。

弊社の実用例として、頻繁に変更が行われる流動的な更新スケジュールをお客様とスプレッドシートで共有することで、変更内容が通知され、リアルタイムに確認が行えるよう運用しています。

また撮影スタジオでは、常に最新版のエクセルをメールで送付し共有していた運用を見直しました。入荷状況から撮影状況までご確認頂ける様、1つのシートに状況を記載し、最大15名のバイヤー様と共有することで進捗の確認を行って頂ける様スプレッドシートを作成することで、電話・メール等のコミュニケーションコストも大幅に下がったという結果になりました。スプレッドシートはExcelと同様に、希望の文字列での検索が行えますので、商材数が多岐にわたる場合にもすぐに検索し見つける ことが出来ます。

ビジネスにおいてシンプルで使いやすいGoogleのサービスを利用されている方は多いと思います。シンプルなツールこそ、運用しやすく浸透しやすいものであると考えます。ライフエスコートでは御社の希望に応じた効率的な作業工数をクラウドベースでご提案させていただきます。日々のファイルのやり取りや情報共有に使いにくさ、わかりにくいと感じていらっしゃる方は是非一度弊社へご相談下さい。

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